Quelle est la mission du commissaire aux comptes ?

Vous achetez un appartement ? Vous faites désormais partie de l’association des copropriétaires (ACP). Outre le syndic, l’assemblée générale et le conseil de copropriété, un commissaire aux comptes doit également être désigné au sein de l’ACP. Quel est son rôle et qui peut l’endosser ?

Un commissaire aux comptes contrôle la politique financière du syndic. Chaque année, une personne doit être désignée. Le commissaire est nommé pour minimum 1 an, mais son mandat peut bien entendu être prolongé.

La désignation d’un commissaire aux comptes est-elle obligatoire ?

La loi impose la désignation d’un commissaire chaque année. Contrairement au conseil de copropriété, cette obligation n’est pas limitée aux bâtiments de plus de 20 lots. Il doit donc y avoir un commissaire dans tout bâtiment qui relève de la loi relative aux appartements, qu’il soit constitué de 2 ou de 22 lots.

Que fait le commissaire au sein de l'ACP ?

Un commissaire aux comptes doit contrôler de près la gestion financière du syndic. Il a pour tâche spécifique de vérifier la comptabilité et les comptes. Il ne peut jamais assurer les tâches du syndic : sa fonction est limitée au contrôle et à la surveillance.

Quelles sont ses tâches ?

La désignation, la révocation ou le remplacement du commissaire se déroulent lors de l’assemblée générale à la majorité des voix (50+1).Étant donné que la loi ne précise pas quelles sont les obligations et compétences concrètes du commissaire, il est recommandé que celles-ci figurent au règlement d'ordre intérieur, comme l’a récemment prévu le législateur. Ainsi, vous éviterez toutes discussions ultérieures. Ces décisions sont également prises lors de l’assemblée générale à la majorité des voix. Le nouveau règlement d'ordre intérieur autorise que des modifications soient apportées de manière flexible sous seing privé, de telle sorte que les règles de fonctionnement puissent toujours être optimalisées.

Quelques exemples :

• Quel est le nombre de contrôles à effectuer par le commissaire par an ?
• À quelle fréquence doit-il faire rapport aux copropriétaires ?
• Quelles compétences d’investigation a le commissaire ?
• A-t-il la possibilité de convoquer une AGE (assemblée générale extraordinaire) au besoin ? À quelles conditions ?

Qui peut assurer cette mission ?

Comme le syndic, le commissaire aux comptes peut être un copropriétaire ou un occupant ou une personne externe. Il est important que cette personne dispose de connaissances de base en comptabilité ou gestion financière.

De préférence un professionnel dans les gros immeubles à appartements ?

Pour le commissaire aux comptes, il est également important de savoir si l'ACP doit tenir une comptabilité simple ou en partie double. Pour un immeuble de moins de 20 lots, une comptabilité simple suffit. Il y a plus de 20 lots ? Une comptabilité en partie double est obligatoire. Par conséquent, dans les gros immeubles à appartements, il est préférable de faire appel à un professionnel, comme un comptable ou un expert financier. Les calculs et structures de coûts y sont souvent très compliqués.

Responsabilité

La fonction de commissaire aux comptes implique une importante responsabilité au sein de l'ACP. Comme le syndic, le commissaire aux comptes peut être tenu responsable. Si à l’intervention du commissaire, l'ACP subit des dommages, il en sera tenu personnellement responsable et devra peut-être indemniser ces dommages.

Une assurance responsabilité est recommandée

C’est pourquoi il est important que le commissaire aux comptes ait une assurance responsabilité. Un professionnel en aura une indubitablement, ce sont surtout les commissaires non professionnels qui doivent y veiller. L'ACP supporte dans la plupart des cas les coûts de cette assurance.

Conclusion : des connaissances de base en comptabilité sont nécessaires

Bien que chaque copropriétaire puisse être commissaire aux comptes, il est toutefois recommandé que la personne en question possède des connaissances de base en comptabilité ou gestion financière.