Document de reprise d'énergie lors d'un déménagement, d'une séparation ou d'un décès : tout ce qu’il faut savoir

Lors d’un déménagement, d’une vente ou d’une mise en location d’un logement, ou encore après un divorce ou un décès, vous pouvez utiliser le document de reprise d’énergie pour informer votre fournisseur et transmettre les relevés des compteurs d’électricité et/ou de gaz naturel. Mais où trouver ce document et comment le remplir correctement ? Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir à ce sujet.

Qu'est-ce qu'un document de reprise d'énergie ?

Le document de reprise d’énergie est un formulaire à remplir lors d’un déménagement, d’une mise en location, d’une vente, d’une séparation ou d’un décès, puis à transmettre à votre fournisseur d’énergie. Il permet d’enregistrer officiellement les relevés des compteurs d’électricité et/ou de gaz naturel afin d’établir une facture de clôture sur cette base. Vous pouvez télécharger gratuitement ce document sur plusieurs sites web, tels que ceux de la CWaPE, Sibelga ou Monenergie.be.

Différence entre un document de reprise classique et un pour les énergies renouvelables

Il existe deux types de documents de reprise : un document de reprise classique et un document de reprise d'énergie destiné aux propriétaires d'une installation de production d'énergie renouvelable (par exemple, des panneaux photovoltaïques). 

Emménagez-vous dans une maison ou quittez-vous une maison équipée de panneaux photovoltaïques ? Dans ce cas, vous devez remplir le document prévu pour les logements avec panneaux photovoltaïques. Sur ce document, vous devez noter non seulement l’index du compteur, mais aussi la consommation et l’injection sur le réseau.

Téléchargez ici les documents de reprise d'énergie proposés par Monenergie.be :

• Un document classique
• Un document prévu pour les logements équipés de panneaux photovoltaïques

Quand en avez-vous besoin ? 

Vous devez remplir le document de reprise d'énergie lors d'un déménagement, d'une location, d'une vente, d'un divorce ou d'un décès. En général, deux exemplaires doivent être établis : un pour la personne qui quitte le logement et un pour le preneur.

1. Document de reprise d'énergie lors d'un déménagement 

Lorsque vous déménagez, vous devez informer votre fournisseur d'énergie le plus rapidement possible. Cela se fait en remplissant le document de reprise d’énergie et en le transmettant à votre fournisseur. Il est recommandé de relever les indices des compteurs le jour de la remise des clés. Vous n’avez pas besoin de résilier votre contrat d'énergie actuel ; vous pouvez simplement le transférer à votre nouvelle adresse. Si vous n’aviez pas encore de contrat d’énergie, vous pouviez en signer un avec le fournisseur de votre choix.

Conseil : Préparez votre déménagement en 6 étapes

2. Document de reprise d'énergie lors de la location ou de la vente 

Vous vendez ou louez un bien immobilier ? Dans ce cas, vous devez également remplir un document de reprise d’énergie pour enregistrer les indices des compteurs de gaz et d’électricité. L’acheteur ou le locataire doit également signer ce document. Si le bien est temporairement inoccupé, par exemple lorsqu’il n’y a pas encore d’acheteur ou de nouveau locataire, vous pouvez souscrire à un contrat de vacance, ce qui vous permettra de payer un acompte réduit, car la consommation d’énergie est négligeable.

3. Document de reprise d'énergie lors d'un divorce 

Si vous décidez, en tant que couple, de divorcer ou de ne plus vivre ensemble, vous devez remplir un document de reprise d’énergie si la personne au nom de laquelle le contrat est signé ne reste pas à l’adresse actuelle. La personne qui reste peut transférer le contrat à son nom ou en signer un nouveau avec un autre fournisseur d’énergie.

Lisez aussi : Que se passe-t-il avec la maison commune lors d'un divorce ?

4. Document de reprise d'énergie lors d'un décès 

En cas de décès, vous devez également remplir le document de reprise d'énergie. Il existe deux procédures, selon que la personne décédée vivait seule ou non : 

• Si la personne vivait seule : Vous devez signaler le décès au fournisseur d’énergie et transmettre les relevés des compteurs. Ensuite, vous pouvez souscrire un contrat de vacance avec le fournisseur de votre choix. Ce type de contrat permet de bénéficier de faibles acomptes, car personne ne réside plus dans le logement et la consommation est pratiquement nulle. Vous pouvez également choisir d’interrompre la fourniture d’électricité et de gaz, mais cela entraînera des frais. Enfin, vous devez remplir deux documents de reprise d’énergie : l’un pour votre propre fournisseur et l’autre pour celui du défunt.
• Si la personne ne vivait pas seule : Vous devez signaler le décès au fournisseur d’énergie et transmettre les relevés des compteurs. Si l’occupant restant souhaite conserver le même fournisseur, il peut transférer le contrat à son nom via le document de reprise d’énergie. L’occupant restant peut aussi choisir de souscrire un nouveau contrat auprès d’un autre fournisseur. Dans ce cas, deux documents de reprise d’énergie doivent être remplis : un pour le nouvel fournisseur et un pour l’ancien fournisseur du défunt.

Qui doit remplir un document de reprise d’énergie ?

Les anciens et nouveaux occupants doivent tous deux remplir et signer le document de reprise d’énergie. Chaque partie doit ensuite remettre une copie du document à son fournisseur d'énergie. Lors d’un déménagement, vous devez donc remplir quatre documents de reprise d’énergie :

• Deux pour l'ancienne habitation : chaque partie en reçoit un exemplaire.
• Deux pour la nouvelle habitation : chaque partie en reçoit un exemplaire.

En cas de décès, une seule personne peut encore signer. Dans ce cas, indiquez « décédé » à côté de la signature du client sortant.

Que faut-il remplir sur un document de reprise d’énergie ?

Sur un document de reprise d’énergie, vous devez remplir les informations suivantes :

• La date de la reprise
• L’adresse où le changement s’applique
• Données d’électricité : code EAN, type de compteur, numéro de compteur, relevé du compteur en kWh
• Données de gaz naturel : code EAN, numéro de compteur, relevé du compteur en m³, consommation et injection si applicable (panneaux solaires)
• Les informations du client sortant : civilité, prénom et nom, numéro de téléphone, email, adresse de facturation, fournisseur d'électricité et de gaz naturel
• Les informations du repreneur : civilité, prénom et nom, numéro de téléphone, email, adresse de facturation, fournisseur d'électricité et de gaz naturel
• Signature du client sortant
• Signature du repreneur

Pourquoi remplir correctement les relevés de compteur ?

Le document de reprise d’énergie garantit que les relevés de compteur sont correctement notés et transmis. Cela permet aux nouveaux et anciens occupants d'éviter les litiges concernant la consommation d’énergie. En effet, les fournisseurs d'énergie utilisent ces relevés pour établir la facture finale des anciens occupants et déterminer les valeurs de départ pour les nouveaux occupants.

Si vous ne notez pas correctement les relevés de compteur, le gestionnaire de réseau estimera votre consommation. Il est probable que cette estimation ne corresponde pas à votre consommation réelle d'énergie. Dans ce cas, vous pourriez être amené à payer une partie de la consommation de l'ancien occupant à votre nouvelle adresse, ou à payer pour une partie de la consommation du nouvel occupant à votre ancienne adresse.

Risques si vous ne remplissez pas (correctement) le document

Il est essentiel de remplir correctement le document de reprise d’énergie pour l’ancienne et la nouvelle adresse. Si vous ne le faites pas, il est possible que la consommation d'énergie à votre ancienne adresse continue à vous être facturée après votre déménagement, ou que l’électricité et/ou le gaz naturel soient coupés à votre nouvelle adresse.

À qui devez-vous le remettre ?

En quittant votre ancienne adresse, vous devez remplir deux documents de reprise d’énergie : un pour vous et un pour le nouveau locataire ou propriétaire. Remettez ces documents au fournisseur qui vous fournissait en électricité et/ou en gaz naturel à votre ancienne adresse.

Dès que vous emménagez à votre nouvelle adresse, remplissez également deux documents de reprise d’énergie : un pour vous et un pour l’ancien locataire ou propriétaire. Transmettez le document de reprise dans les 30 jours suivant votre déménagement au fournisseur de votre ancienne adresse si vous souhaitez poursuivre votre contrat. Vous pouvez également choisir un nouveau fournisseur. Dans ce cas, envoyez le document de reprise au nouveau fournisseur d’énergie.

Vous pouvez envoyer le document de reprise d’énergie par e-mail, par la poste ou par téléphone à votre fournisseur d’énergie. Si vous communiquez votre déménagement par téléphone, il est toutefois conseillé de transmettre également le document physiquement, par e-mail ou par courrier.

Quels frais sont liés à un document de reprise d’énergie ?

Aucun frais n’est lié à un document de reprise d’énergie. Vous pouvez télécharger gratuitement un document de reprise d'énergie sur plusieurs sites web, tels que celui de la CWaPE, Sibelga ou Monenergie.be, et le transmettre numériquement à votre fournisseur d'énergie.

FAQ : document de reprise des énergies