Reservefonds niet gebruikt voor juiste doel (Beantwoord op 20-10-2017)

We legden jouw situatie voor aan Dominique Krickovic van de Unie Vlaamse Syndici: "Uit uw vraag kan ik concluderen dat de Algemene Vergadering een beslissing genomen heeft zonder te beschikken over de juiste informatie; namelijk de correcte financiële situatie van de VME, en  meer bepaald de juiste stand van het reservefonds. Bovendien heeft de syndicus volgens uw informatie, gebruik gemaakt van het reservefonds zonder voorafgaande toestemming van de Algemene Vergadering."

1. Financieel beheer en informatieplicht

a/ Het is de taak van de syndicus om de gelden van de VME als een goede huisvader te beheren, en de AV steeds correct te informeren.  

Art. 577-8.

§ 4. Ongeacht de bevoegdheid die hem door het reglement van mede-eigendom wordt toegekend, heeft de syndicus tot opdracht :

17° de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars te voeren op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze, volgens het door de Koning op te stellen minimum genormaliseerd rekeningenstelsel. Elke mede-eigendom die met uitzondering van de kelders, de garages en de parkeerplaatsen minder dan twintig kavels omvat, mag een vereenvoudigde boekhouding voeren die ten minste een weerspiegeling is van de ontvangsten en uitgaven, van de toestand van de kasmiddelen, alsook van de mutaties van beschikbare middelen in contant geld of op de rekeningen, van het bedrag van het werkkapitaal en het reservekapitaal bedoeld in artikel 577-11, § 5, tweede en derde lid, van de schuldvorderingen en de schulden van de mede-eigenaars;

b/ Heeft de AV een Commissaris der Rekeningen aangesteld die als taak heeft de rekeningen te controleren en verslag te brengen aan de AV ?  Zie art 577-8/2 hieronder.  

De commissaris der rekeningen heeft als taak de boekhouding te controleren en de mede-eigenaars te informeren over zijn bevindingen op de AV.  Heeft de rekencommissaris der rekeningen zijn taak naar behoren uitgevoerd of kunnen uitvoeren.

Indien het reservefonds al gebruikt was voor de datum van de AV had de commissaris dit moeten zien en dit moeten melden op de AV.

Art. 577-8/2.

De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar is, wiens verplichtingen en bevoegdheden bij het reglement van mede-eigendom worden bepaald.

2. De syndicus mag geen gebruik maken van het reservefonds zonder toestemming van de AV.

Het reservefonds dient voor de niet-periodieke uitgaven; deze uitgaven zijn onderworpen aan de goedkeuring van de AV.

Volgens uw mail heeft de syndicus de gelden gebruikt zonder de toestemming van de  AV en zonder de mede-eigenaars daarvan tijdig te informeren. Dit is een inbreuk op de Wet op Mede-eigendom.

Art. 577-11.

Onder « reservekapitaal » wordt verstaan de som van de periodiek ingebrachte bedragen die zijn bestemd voor het dekken van niet-periodieke uitgaven, zoals de uitgaven voor de vernieuwing van het verwarmingssysteem, de herstelling of de vernieuwing van een lift, of het leggen van een nieuwe dakbedekking.

3. Mogelijke oplossingen / rechtzetting

In casu is het duidelijk dat een buitengewone vergadering nodig is: op deze algemene vergadering dient duidelijkheid te komen over de stand van de rekeningen en het financieel beheer van de syndicus.

Het is de taak van de commissaris om voor de datum van de algemene vergadering een controle uit te voeren bij de syndicus om zijn verslag aan de AV voor te bereiden.

Deze algemene vergadering kan aangevraagd worden aan de syndicus mits aangetekende brief getekend door 1/5^de van de mede-eigenaars."