Energieovernamedocument bij verhuis, scheiding of overlijden

Bij een verhuis, verkoop of verhuur van een woning of na een echtscheiding of overlijden kan je het energieovernamedocument gebruiken om je energieleverancier in te lichten en de meterstanden voor elektriciteit en/of aardgas door te geven. Maar waar vind je dit document en hoe vul je het correct in? We lijsten alles op wat je moet weten over het energieovernamedocument.

Wat is een energieovernamedocument?

Een energieovernamedocument is een formulier dat je moet invullen bij een verhuis, (ver)huur, (ver)koop, scheiding of overlijden en aan de energieleverancier moet bezorgen. Het dient om de meterstanden voor elektriciteit en/of aardgas definitief vast te leggen om op basis daarvan een slotfactuur op te maken. Er zijn verschillende websites waar je een energieovernamedocument gratis kan downloaden, zoals de website van de Vlaamse Nutregulator VREG, Fluvius of Mijnenergie.be.

Verschil tussen klassiek overnamedocument en een voor hernieuwbare energie

Er bestaan twee soorten overnamedocumenten: een klassiek overnamedocument en een energieovernamedocument voor eigenaars van een installatie die hernieuwbare energie produceert (bijvoorbeeld zonnepanelen).

Kom je in een woning of vertrek je uit een woning met zonnepanelen? Dan moet je een specifiek overnamedocument invullen: “Energieovernamedocument elektriciteit en/of aardgas - Productie-installatie hernieuwbare energie”. Op dit document moet je naast de meterstand ook de afname van het net en injectie op het net noteren.

Download hier de energieovernamedocumenten die Mijnenergie.be aanbiedt:

Wanneer heb je het nodig?

Je moet het energieovernamedocument invullen bij een verhuis, (ver)huur, (ver)koop, echtscheiding of overlijden. Doorgaans moeten er twee exemplaren opgemaakt worden: één voor wie vertrekt en één voor de overnemer.

1. Energieovernamedocument bij verhuis

Als je verhuist, moet je zo snel mogelijk je energieleverancier inlichten. Dat doe je door het energieovernamedocument in te vullen en aan je energieleverancier te bezorgen. Je noteert best de meterstanden op de dag van de sleuteloverdracht. Je hoeft je huidige energiecontract niet stop te zetten, je kan het gewoon meenemen naar je nieuwe verblijfplaats. Had je nog geen energiecontract? Dan kan je er een afsluiten bij een leverancier naar keuze.

Tip: Bereid je verhuis voor in 6 stappen

2. Energieovernamedocument bij verhuur of verkoop

Verkoop of verhuur je een woning? Ook dan moet je een energieovernamedocument invullen om de meterstanden van elektriciteit en aardgas vast te leggen. De koper of huurder moet het document ook ondertekenen. Staat de woning tijdelijk leeg als er bijvoorbeeld nog geen koper of nieuwe huurder is? Dan kan je een leegstandscontract afsluiten waarbij je een lager voorschot betaalt, omdat er nauwelijks energie wordt verbruikt.

3. Energieovernamedocument bij echtscheiding

Beslis je als koppel om te scheiden of niet langer samen te wonen? Dan moet je een energieovernamedocument invullen als degene op wiens naam het contract staat niet langer op het adres zal blijven wonen. Wie blijft, kan het contract overzetten op zijn of haar naam of een nieuw contract afsluiten bij een andere energieleverancier.

Lees ook: Wat gebeurt er met de gezamenlijke woning bij een scheiding?

4. Energieovernamedocument bij overlijden

Ook bij een overlijden moet je het energieovernamedocument invullen. Er zijn twee procedures afhankelijk van of de overleden persoon alleen woonde of niet:

Alleen: Je moet het overlijden aan de energieleverancier melden en de meterstanden doorgeven. Vervolgens kan je een leegstandscontract afsluiten bij een leverancier naar keuze. Bij dit type contract zijn de voorschotten laag, omdat er niemand meer in de woning woont en er zo goed als geen verbruik is. Je kan er ook voor kiezen om de elektriciteit en aardgas te laten afsluiten, maar hiervoor moet je wel kosten betalen. Tot slot moet je twee energieovernamedocumenten invullen: eentje bezorg je aan je eigen energieleverancier en een aan de leverancier van de overleden persoon.
Niet alleen: Je moet het overlijden aan de energieleverancier melden en de meterstanden doorgeven. Wil de inwonende bij dezelfde leverancier blijven, dan kan die het contract op zijn/haar naam laten zetten via het energieovernamedocument. De overblijvende bewoner kan ook een nieuw contract aangaan bij een andere leverancier. Vul in dat geval twee energieovernamedocumenten in: bezorg één exemplaar aan de nieuwe leverancier en één aan de leverancier van de overledene.

Wie moet een energieovernamedocument invullen?

Zowel de oude als nieuwe bewoners moeten het energieovernamedocument invullen en ondertekenen. Beide partijen moeten vervolgens een kopie van het document aan hun energieleverancier bezorgen. Bij een verhuis teken je dus in totaal vier energieovernamedocumenten:

Twee voor de oude woning: elke partij ontvangt een exemplaar
Twee voor de nieuwe woning: elke partij ontvangt een exemplaar

Bij een overlijden kan slechts één persoon tekenen. Noteer in dat geval “overleden” bij de handtekening van de vertrekkende klant.

Wat moet je invullen op een energieovernamedocument?

Op een energieovernamedocument moet je de volgende gegevens invullen:

De datum van de overname
Het adres waar de verandering van toepassing is
Gegevens elektriciteit: EAN-code, metertype, meternummer, meterstand in kWh
Gegevens aardgas: EAN-code, meternummer, meterstand in m³, afname en injectie indien van toepassing (zonnepanelen)
De gegevens van de vertrekkende klant: aanspreking, voornaam en naam, telefoonnummer, e-mail, facturatieadres, leverancier elektriciteit en aardgas
De gegevens van de overnemer: aanspreking, voornaam en naam, telefoonnummer, e-mail, facturatieadres, leverancier elektriciteit en aardgas
Handtekening van de vertrekkende klant
Handtekening van de overnemer

Waarom meterstanden correct invullen?

Het energieovernamedocument zorgt ervoor dat de meterstanden correct worden genoteerd en overgedragen. Op die manier kunnen de nieuwe en vertrekkende bewoners geschillen over het energieverbruik vermijden. Energieleveranciers gebruiken deze meterstanden namelijk om de slotfactuur op te stellen voor de oude bewoners en de startwaarden te bepalen voor de nieuwe bewoners.

Noteer je de meterstanden niet correct? Dan zal de netbeheerder je verbruik inschatten. De kans is groot dat deze schatting niet overeenkomt met je werkelijk energieverbruik. In dat geval moet je op het nieuwe adres mogelijk een deel van het verbruik van de vorige bewoner betalen of moet je misschien betalen voor een deel van het verbruik van de nieuwe bewoner op je oude adres.

Digitale meter

Heb je een digitale meter? Ook dan moet je het energieovernamedocument invullen en de meterstanden noteren. Op de datum van je verhuis registreert je netbeheerder de meterstanden automatisch. Hierdoor kunnen die lichtjes afwijken van de standen die je zelf hebt genoteerd.

Risico’s als je het document niet (correct) invult

Het is belangrijk dat je het energieovernamedocument invult voor zowel het oude als het nieuwe adres en dit correct doet. Vul je het document niet in? Dan is het mogelijk dat het energieverbruik op je oude adres nog doorgerekend wordt na je verhuis of dat de elektriciteit en/of aardgas op je nieuwe adres wordt afgesloten.

Aan wie moet je een energieovernamedocument bezorgen?

Vul bij het verlaten van je oude adres twee energieovernamedocumenten in: een voor jezelf en een voor de nieuwe huurder of eigenaar. Bezorg het aan de leverancier die je van elektriciteit en/of aardgas voorzag op je oude adres.

Zodra je op het nieuwe adres intrekt, vul je ook hier twee energieovernamedocumenten in: een voor jezelf en een voor de vorige huurder of eigenaar. Bezorg het overnamedocument binnen de 30 dagen na je verhuizing aan de leverancier op je oude adres als je jouw contract wil verder laten lopen. Je kan ook voor een nieuwe leverancier kiezen. In dat geval bezorg je het overnamedocument aan de nieuwe energieleverancier.

Je kan het energieovernamedocument aan je energieleverancier bezorgen via mail, via de post of telefonisch. Geef je je verhuis telefonisch door, dan doe je er toch goed aan om het document ook nog fysiek te bezorgen via mail of per post.

Welke kosten zijn verbonden aan een energieovernamedocument?

Er zijn geen kosten verbonden aan een energieovernamedocument. Je kan het document gratis online downloaden op de website van de VREG, van Fluvius of Mijnenergie.be en digitaal aan je energieleverancier bezorgen.

FAQ: energieovernamedocument

Bezorg het energieovernamedocument aan je energieleverancier. Bij een verhuis bezorg je twee keer een energieovernamedocument aan je leverancier: een als je uit de oude woning trekt en een als je in de nieuwe woning trekt.

Ja, een energieovernamedocument invullen is verplicht bij een verhuis, (ver)huur, (ver)koop, echtscheiding of overlijden. Doorgaans moeten er twee exemplaren opgemaakt worden: één voor wie vertrekt en één voor de overnemer.

Een verhuis moet je melden aan je energieleverancier. Dat doe je door het energieovernamedocument in te vullen bij het verlaten van je oude adres en het aan je energieleverancier te bezorgen. Zodra je op het nieuwe adres intrekt, vul je hier ook een energieovernamedocument in. Dit bezorg je maximaal 30 dagen na de verhuis aan de leverancier van je oude adres, zodat hij correcte informatie heeft over de meterstanden en je contract kan verder laten lopen.

Breng je jouw energieleverancier niet op de hoogte van je verhuis? Dan is het mogelijk dat het energieverbruik op je oude adres nog doorgerekend wordt na je verhuis of dat de elektriciteit en/of aardgas op je nieuwe adres wordt afgesloten.

Ja, indien er discussie ontstaat over de genoteerde meterstanden, kunnen foto’s dienen als bewijs.

Het energieovernamedocument moet zowel ondertekend worden door de oude als nieuwe bewoner. Beide partijen ontvangen een exemplaar en moeten een kopie aan hun energieleverancier bezorgen.

De verwerkingstijd varieert per energieleverancier. Vaak wordt het document binnen drie tot vijf dagen na ontvangst verwerkt. Maar de verwerking kan ook langer duren.

Het energieovernamedocument dient niet om het energiecontract van iemand over te nemen, maar om de meterstanden voor elektriciteit en/of aardgas definitief vast te leggen.

Je moet je verhuis zo snel mogelijk melden aan je energieleverancier, uiterlijk 7 dagen na de verhuisdatum. Ten laatste 30 dagen na je verhuis moet je je energieleverancier de nodige informatie van je oude en nieuwe adres bezorgen.