Gratis grondafstand aan de gemeente - schatting

met het oog op de lokale verbreding van de straat, die de toegang tot ons bouwproject moet verbeteren, is principieel een gratis grondafstand aan de gemeente overeengekomen. de ambtenaren laten ons een beetje in het ongewisse over welke stappen hierbij moeten gevolgd worden.

heeft iemand ervaring met dergelijke situatie, die de verschillende stappen kan oplijsten? of ons verwijzen naar een goede informatiebron terzake?

Met name weten we niet goed of het stukje grond verplicht moet geschat worden (nochtans gratis afstand), en of die schatting dan moet geregistreerd worden of iets anders?  In sommige teksten lezen we dat er "een proces-verbaal van schatting" moet worden opgesteld... wat is dat eigenlijk en is dat allemaal verplicht op basis van welke regels of wetten??