Goedkeuring buren voor overwelving op servitudeweg

Vanuit de gemeente moeten wij een melding maken van de overwelving die we willen regulariseren. Ze hebben ons wel meegedeeld dat we wel de handtekening van goedkeuring nodig hebben van mede-eigenaars. het is een servitudeweg waar achteraan huizen staan. Onze weide ligt naast de servitude weg en we hebben daar de overwelving over een gracht waardoor we er met de auto op kunnen. 

ik vraag me echter af of je hiervoor een officieel document hebt of kan vinden of dat een zelf opgemaakte brief met daarin beschreven dat ze er weet van hebben en akkoord gaan, voldoende is .

alvast bedankt op voorhand!