Wat doet een syndicus?

De syndicus staat in voor het beheer van een gebouw in mede-eigendom. Als een gebouw bestaat uit minstens twee appartementen die eigendom zijn van verschillende personen, is het wettelijk verplicht een syndicus aan te stellen. De syndicus draagt in naam van de vereniging van mede-eigenaars (VME) zorg voor de gemeenschappelijke delen van de mede-eigendom.

Wat doet een syndicus?

Wat zijn de technische taken van een syndicus?

De syndicus staat in voor het behoud van het gebouw en zorgt voor de onderhouds- en herstellingswerken. Hij voert dus alle beslissingen van de algemene vergadering uit, of laat ze uitvoeren door derden. Het kan gebeuren dat er dringend werkzaamheden nodig zijn. Dan hoeft de syndicus de goedkeuring van de algemene vergadering niet af te wachten.

Welke administratieve taken heeft een syndicus?

De syndicus staat in voor de volledige administratie. Hij roept een algemene (of bijzondere) vergadering samen, maakt en verstuurt het verslag hiervan, sluit alle contracten met leveranciers en voert de beslissingen van de algemene vergadering uit. De syndicus houdt alle verslagen bij in een register dat de bewoners kunnen raadplegen. Bij de verkoop van een kavel overhandigt hij de nodige documenten aan de betrokken partijen.

Wat doet een syndicus als financieel beheerder?

De syndicus stelt een begroting van de kosten op, vraagt provisies op aan de mede-eigenaars en staat in voor de betaling van de facturen. Kortom, hij beheert alle inkomsten en uitgaven. Hij ziet er ook op toe dat het werk- en reservekapitaal op twee verschillende rekeningen staan. Hij stelt twee begrotingen op: een gewone begroting en een begroting voor het uitvoeren van zware renovatiewerken. De syndicus houdt vanzelfsprekend ook de boekhouding bij.

Hoe vertegenwoordigt een syndicus de mede-eigendom in rechte?

De syndicus vertegenwoordigt de mede-eigendom in rechte. Hij doet dit onder meer voor het invorderen van niet-betaalde voorschotten, voor eventuele rechtsvorderingen tegen de aannemer en voor vorderingen tegen derden bij beschadiging van de gemene delen. Om een procedure op te starten of om hoger beroep aan te tekenen, heeft de syndicus  de goedkeuring van de algemene vergadering nodig.

Wat zijn de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden van een syndicus?

De syndicus is als enige aansprakelijk voor zijn beheer. Hij kan zijn bevoegdheden pas overdragen na toestemming van de algemene vergadering. Dit kan alleen voor een beperkte duur of voor een bepaald doel. Als de syndicus een fout heeft begaan of nalatig was, kan de algemene vergadering hem aansprakelijk stellen. Daarom voorziet de syndicus in een aansprakelijkheidsverzekering.

Wie kan syndicus worden?

In principe kan iedereen als syndicus optreden: een mede-eigenaar, een rechtspersoon van een professioneel kantoor, of een derde. De algemene vergadering kan dus kiezen voor een professionele of een occasionele syndicus. Een professionele syndicus houdt zich als zelfstandige bezig met het beheer van onroerende goederen.

Sinds 1 april 2018 moeten zowel professionele als occasionele syndici een ondernemingsnummer hebben. Iedere syndicus moet ook gekoppeld zijn aan de VME(s) waarin zij actief zijn als syndicus. Een professionele syndicus moet ook ingeschreven zijn bij het Beroepsinstituut voor Vastgoedmakelaars (BIV). Alle BIV-leden zijn automatisch verzekerd. Een occasionele syndicus staat zelf in voor zijn aansprakelijkheidsverzekering.

Hoe kies je een syndicus?

Vaak wordt de syndicus aangesteld in het reglement van mede-eigendom, bij de oprichting van het appartementsgebouw. Is dat niet het geval? Dan is de VME wettelijk verplicht een syndicus aan te stellen tijdens de eerste algemene vergadering. De VME vraagt offertes aan, bespreekt die tijdens de algemene vergadering en kiest vervolgens een syndicus.

Je kan tijdens elke algemene vergadering het mandaat van je syndicus ook beëindigen. De vereniging van mede-eigenaren heeft dus alle beslissingsbevoegdheid in handen, zowel bij de aanstelling als afzetting van de syndicus. Om een syndicus af te zetten, is er een volstrekte meerderheid van 50% plus één stem nodig.

Tip: kies nooit de goedkoopste syndicus. Vergelijk ook de overeenkomsten van de syndici en de taken die zij uitvoeren voor hun vaste maandelijkse vergoeding. Een syndicus die zijn diensten all-in aanbiedt, is misschien minder geneigd om extra inspanningen te leveren voor de VME. Maakte je toch een verkeerde keuze en verander je van syndicus? Dat kan pijnlijke financiële inhaalmanoeuvres tot gevolg hebben.