Wat is de taak van de commissaris van de rekeningen?

Koop je een appartement? Dan behoor je tot de vereniging van mede-eigenaars (VME). Naast de syndicus, de algemene vergadering en de raad van mede-eigendom, moet er ook een commissaris van de rekeningen aangesteld worden binnen de VME. Wie mag deze taak op zich nemen wat is zijn rol?

Een commissaris van de rekeningen controleert het financiële beleid van de syndicus. Ieder jaar moet er een persoon aangeduid worden. De commissaris wordt aangesteld voor minimum 1 jaar, want het mandaat kan uiteraard verlengd worden.

Is een commissaris van de rekeningen verplicht?

Het is wettelijk verplicht om ieder jaar een commissaris aan te duiden. In tegenstelling tot de raad van mede-eigendom, is deze verplichting niet beperkt tot gebouwen met meer dan 20 kavels. Er moet in elk gebouw dat onder de appartementswet valt, ongeacht of het er nu 2 of 22 zijn, een commissaris zijn.

Wat doet de commissaris binnen de VME?

Een commissaris van de rekeningen moet het financiële beheer van de syndicus nauwkeurig controleren. Hij heeft de specifieke taak om de boekhouding en de rekeningen te controleren. Hij mag nooit de taken van de syndicus overnemen: zijn functie is beperkt tot controle en toezicht.

Wat zijn de taken?

De aanstelling, het ontslag of de vervanging van de commissaris gebeurt tijdens de algemene vergadering met een meerderheid van de stemmen (50+1).Omdat er wettelijk niet concreet bepaald is wat de verplichtingen en bevoegdheden van de commissaris zijn, is het aangewezen dat deze worden opgenomen in het reglement van interne orde, zoals de wetgever dat recent voorzien heeft. Zo vermijd je later discussies. Deze beslissingen worden ook genomen tijdens de algemene vergadering met een meerderheid van de stemmen. Het nieuwe reglement van interne orde laat onderhands door te voeren wijzigingen flexibel toe, zodat de werkingsregels altijd voor optimalisatie vatbaar zijn.

Enkele voorbeelden:

• Hoeveel controles moet de commissaris per jaar uitvoeren?
• Hoe vaak moet hij rapporteren aan de mede-eigenaars?
• Welke onderzoeksbevoegdheden heeft de commissaris?
• Is er een mogelijkheid om een BAV (bijzondere algemene vergadering) bijeen te kunnen roepen indien nodig? Onder welke voorwaarden?

Wie mag deze taak op zich nemen?

Net zoals een syndicus mag de commissaris van de rekeningen zowel een mede-eigenaar of bewoner als een externe persoon zijn. Het is belangrijk dat deze persoon beschikt over een basiskennis boekhouding of financieel beheer.

Beter professional in grote appartementsgebouwen?

Voor een commissaris van de rekeningen is het ook van belang of de VME een enkelvoudige of dubbele boekhouding moet bijhouden. Voor een gebouw met minder dan 20 kavels volstaat een enkelvoudige boekhouding. Zijn er meer dan 20 kavels? Dan is een dubbele boekhouding verplicht. Daarom schakel je in grotere appartementsgebouwen best een professional in, zoals een boekhouder of financieel expert. De berekeningen en kostenstructuren zijn hier vaak erg ingewikkeld.

Aansprakelijkheid en verzekering

De functie van commissaris van de rekeningen draagt een belangrijke verantwoordelijkheid binnen de VME. Net zoals de syndicus kan de commissaris van de rekeningen aansprakelijk gesteld worden. Als er door toedoen van de commissaris schade ontstaat voor de VME, dan zal hij daar persoonlijk verantwoordelijk voor zijn en kan men de schade op hem verhalen.

Daarom is het van belang dat de commissaris van de rekeningen een aansprakelijkheidsverzekering heeft. Een professional zal dit ongetwijfeld al hebben, het zijn vooral de niet-professionele commissarissen die hier aandacht aan moeten besteden. De VME draagt in de meeste gevallen de kosten van deze verzekering.

Conclusie: basiskennis boekhouding nodig

Hoewel elke mede-eigenaar commissaris van de rekeningen kan zijn, is het toch aangewezen dat de persoon in kwestie een basiskennis heeft van boekhouding of financieel beheer.

Lees ook:

• Geen appartement zonder regels: hier mag je je aan verwachten
• Appartementsbewoner? Laat van je horen op de algemene vergadering
• Wat doet de vereniging van mede-eigenaars?