Binnenkort naar de algemene vergadering? Dit moet je weten

In veel appartementsgebouwen ontvangen mede-eigenaars de komende weken hun uitnodiging voor de jaarlijkse algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars (VME). Wil je daar iets voorleggen aan de andere eigenaars? Dan bereid je je best goed voor. Anders dreig je een jaar te moeten wachten tot de volgende vergadering! 

Minstens 15 dagen op voorhand

Volgens de wet moet je de bijeenroeping voor de algemene vergadering ten minste vijftien dagen voor de datum van de vergadering ontvangen van de syndicus. Daarbij is het ook verplicht dat je de agenda van de vergadering ontvangt. Daarin staan de punten opgelijst die tijdens de vergadering zullen worden besproken. Dat gaat van gebruikelijke topics, zoals onder andere het goedkeuren van rekeningen en de verkiezing van de commissaris van de rekeningen, … tot aan agendapunten die eigenaars zelf hebben doorgegeven.

Eens verzonden, kan je weinig veranderen

Hoef je dan als eigenaar zelf niets te doen voor deze algemene vergadering? Toch wel. “Maar al te vaak komen mede-eigenaars bij het lezen van de uitnodiging tot de vaststelling dat een issue dat hen aan het hart ligt niet aan bod komt, of niet op de manier waarop zij dat zouden willen”, vertelt advocaat Astrid Clabots. “En eens de uitnodiging is verzonden, kan daaraan niet veel meer veranderd worden. Niet alle eigenaars zijn bovendien aanwezig bij de algemene vergadering, dus op de avond zelf nog een nieuw agendapunt ter stemming tevoorschijn toveren, is vaak geen optie.”

Topic op de agenda zetten

Hoe je dan wel een topic op de agenda krijgt? “De wet voorziet dat mede-eigenaars en andere belanghebbenden een schriftelijk voorstel aan de syndicus mogen bezorgen”, legt Astrid Clabots uit. “Dit ten minste drie weken voor de eerste dag van de in het reglement van interne orde bepaalde periode waarin de algemene vergadering moet plaatsvinden. De syndicus zal deze topics dan opnemen in de agenda. Wil je dus iets aankaarten of niet verrast worden door een tegenvallende vergadering, dan heb je er alle belang bij om jaarlijks zelf een reminder in je agenda te voorzien om tijdig je agendapunten door te geven. Zo loop je niet het risico dat je weer een jaar moet wachten tot een volgende vergadering.”

Hoe ziet zo’n topic er best uit?

Om te vermijden dat jouw topic anders wordt geïnterpreteerd door de andere eigenaars, is het belangrijk dat je je agendapunt beknopt maar toch volledig, en zakelijk opstelt. Vergeet ook niet een stemming te vragen waar nodig. “Desnoods staaf je het met bijkomende documentatie”, verduidelijkt Astrid Clabots. “Ook al levert de stemming over jouw punt niet het gewenste resultaat op, door het goed en duidelijk te formuleren, kan je hiermee indien nodig, tenminste je vraag transparant voorleggen aan de vrederechter. Dat doe je dan onmiddellijk na de algemene vergadering van het huidige jaar.”